Sicherheit auf Kanzlei-Niveaufür Ihr Postfach
Steuerkanzleien vertrauen postfachpilot ihre sensibelste Mandantenkommunikation an – weil wir Datenschutz zur obersten Priorität machen.
postfachpilot bereitet Entwürfe vor – versendet wird nur, was Sie geprüft und freigegeben haben. Kein Automatismus über Ihren Kopf hinweg: Bei jeder Mandantenkommunikation behalten Sie das letzte Wort.
Ihre Daten liegen ausschließlich in verschlüsselten EU-Rechenzentren – keine Übertragung in die USA oder andere Drittländer. Nach Vertragsende werden sie nach klarem Löschkonzept vollständig entfernt.
Ihre Mandantendaten bleiben unter Ihrem Dach: Sie trainieren keine fremden KI-Modelle und gehen nicht an Dritte. Was in der Kanzlei entsteht, bleibt in der Kanzlei.
Worauf Sie sich verlassen können
Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
Folgende Unternehmen verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag der Formivio UG (haftungsbeschränkt)gemäß Art. 28 DSGVO. Alle Verarbeitung findet innerhalb der EU statt.
Hetzner Online GmbH
Server-Hosting & IT-Infrastruktur
Hosting der Anwendung und Datenbank (selbst-gehostetes n8n) in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
Mehr erfahrenStellt die Server-Infrastruktur bereit, auf der postfachpilot läuft – das selbst-gehostete n8n (Workflow-Automatisierung) und die Datenbank mit dem Verlaufs- und Kontextspeicher.
Betrieb in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg. Zugriff ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen, SSH-Schlüssel und Firewall; keine offenen administrativen Dienste im öffentlichen Netz.
Gespeicherte Daten sind verschlüsselt (Encryption at Rest) und liegen ausschließlich in der EU. Hetzner greift als Betreiber nicht auf Inhalte zu. Keine Drittlandübermittlung; AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Mistral AI SAS
KI-gestützte Verarbeitung
Klassifizierung eingehender E-Mails sowie Erstellung von Antwort- und Schreibentwürfen. Keine Nutzung der Daten zum Training von KI-Modellen.
Mehr erfahrenÜbernimmt die KI-Verarbeitung: klassifiziert eingehende E-Mails und erstellt aus Verlauf und gelerntem Kanzlei-Stil die Antwort- und Schreibentwürfe.
Der jeweils für einen Vorgang nötige Text wird über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) an die Mistral-Cloud in der EU übergeben, dort verarbeitet und das Ergebnis zurückgeliefert.
Verarbeitung ausschließlich in der EU (Frankreich). Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. DPA nach Art. 28 DSGVO, keine Drittlandübermittlung.
Microsoft Ireland Operations Ltd.
E-Mail-Zugriff (Graph / Outlook) & OCR
Zugriff auf die vereinbarten Postfächer via Microsoft Graph sowie OCR (Azure AI Document Intelligence). Verarbeitung in der Azure-EU-Region.
Mehr erfahrenErmöglicht den Zugriff auf das vereinbarte Kanzlei-Postfach (Microsoft Graph / Outlook), um neue E-Mails zu lesen und Entwürfe abzulegen. Zusätzlich OCR (Azure AI Document Intelligence) zum Auslesen von Dokumenten und Anhängen.
Zugriff ausschließlich tokenbasiert über OAuth2 / Microsoft Graph, beschränkt auf das vereinbarte Postfach. Es werden keine Postfach-Passwörter gespeichert.
Verarbeitung in der Azure-EU-Region innerhalb der EU Data Boundary. Für etwaige Drittlandbezüge greifen die EU-Standardvertragsklauseln des Microsoft-DPA sowie die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework.
Weitere eingesetzte Dienste & Technologien
Folgende Dienste werden im Rahmen von postfachpilot eingesetzt, verarbeiten jedoch keine Mandantendatenim Sinne des Art. 28 DSGVO.
Vercel Inc.
Hosting der öffentlichen Website
Auslieferung der Marketing-Website (postfachpilot.de). Es werden keine Mandantendaten verarbeitet – die Website ist von der Mandantenkommunikation vollständig getrennt.
Mehr erfahrenLiefert ausschließlich die öffentliche Marketing-Website (postfachpilot.de) aus.
Auslieferung über das Edge-Netzwerk. Die Website ist technisch vollständig von der Mandantenkommunikation getrennt.
Es werden keine Mandantendaten verarbeitet. Die Website verarbeitet keine personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 28 DSGVO.
Der AV-Vertrag im Original
Der vollständige Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – inklusive TOMs und Subprozessoren-Liste. Wird pro Kanzlei beim Onboarding unterzeichnet.
AV-Vertrag öffnen (PDF)
Ist postfachpilot DSGVO-konform?
Ja. postfachpilot ist von Grund auf DSGVO-konform gebaut: Hosting in der EU, KI in der EU-Region, AV-Vertrag nach Art. 28 mit dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU. Es findet keine Übermittlung in die USA oder andere Drittländer statt.
Nutzt postfachpilot meine Daten zum Training von KI?
Nein. Ihre Mandantendaten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet – weder von uns noch von Drittanbietern.
Verschickt postfachpilot E-Mails ohne meine Freigabe?
Nein. Nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip bereitet postfachpilot ausschließlich Entwürfe vor. Versendet wird erst, wenn Sie freigeben.
Wie ist die Verschwiegenheit nach § 203 StGB geregelt?
Als Auftragnehmer bestehen eine schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung und ein AV-Vertrag – exakt der Standard, den das Berufsgeheimnis einer Kanzlei voraussetzt.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Nach Vertragsende werden Ihre Daten gemäß vereinbartem Löschkonzept vollständig entfernt. Auf Wunsch erhalten Sie vorab einen Export.
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