Ihr Postfach,
endlich unter Kontrolle.
Postfachpilot liest eingehende Bescheide und Mandantenmails, erkennt Fristen und bereitet die passenden Schreiben vor – DSGVO-konform, mit Servern in der EU.
Was macht einen guten Assistenten fürs Kanzlei-Postfach aus?
Die meisten Tools hören beim Sortieren auf. Die guten lesen die Post, erkennen, was zu tun ist, und übernehmen die Routine, die niemand gern macht.
Die besten verstehen den Kontext einer Kanzlei: Ein Steuerbescheid ist keine normale E-Mail. Eine Frist ist kein Kann, sondern ein Muss. Genau dafür ist Postfachpilot gebaut – nicht für irgendeinen Posteingang, sondern für Ihren.
Im Echtbetrieb einer Kanzlei entstanden
Steuerfachangestellte verbringen einen großen Teil ihres Tages mit Routine: Post sichten, Fristen notieren, Mandanten informieren.
Postfachpilot wurde gemeinsam mit einer Kanzlei im laufenden Betrieb entwickelt und übernimmt genau diese Schritte – vom eingehenden Bescheid bis zum fertigen Entwurf des Mandantenschreibens. Die Kontrolle bleibt zu 100 % bei Ihnen.
Outlook
GmailGebaut für Outlook, Microsoft 365 und Gmail
Postfachpilot arbeitet direkt in dem Postfach, das Sie ohnehin nutzen. Die Anbindung läuft über die offiziellen Schnittstellen von Microsoft – mit denselben Berechtigungen, die auch geprüfte Marketplace-Apps verwenden. Keine neue Oberfläche, kein Umlernen.
Vielleicht haben Sie schon von KI-Funktionen in Outlook oder von Copilot gehört. Die erledigen die Grundlagen – Vorschläge, Textbausteine. Aber sie kennen weder Ihre Mandanten noch Ihre Fristen und schreiben keine fertigen, fachlich passenden Schreiben. Genau diese Lücke schließt Postfachpilot.
Warum Postfachpilot
Ein System für eingehende Post, Fristen und Mandantenkommunikation. Nichts, was Sie zusätzlich installieren müssen.
Post automatisch vorsortiert
Postfachpilot erkennt, was reinkommt: Bescheid, Mandantenanfrage oder reine Information. Das Wichtige liegt oben – ohne Regeln, die Sie pflegen müssen.
Fertige Entwürfe statt leerer Seite
Postfachpilot liest die eingehende Post und bereitet das passende Mandantenschreiben vor. Sie prüfen kurz und geben frei – meist mit wenigen oder gar keinen Änderungen.
Im Ton der Kanzlei, nicht vom Roboter
Kein generisches KI-Deutsch. Die Schreiben sind sachlich, korrekt und im Stil Ihrer Kanzlei – so, wie Ihre Mandanten es gewohnt sind.
Fristen, die nichts mehr übersieht
Postfachpilot erkennt Fristen aus Bescheiden, trägt sie ein und erinnert rechtzeitig. Das teuerste Risiko einer Kanzlei – die übersehene Frist – wird systematisch abgesichert.
Datenschutz, der die Prüfung besteht
DSGVO-konform, § 203 StGB (Steuergeheimnis), self-hosted, Server in der EU, AVV inklusive. Mandantendaten werden nicht weitergegeben und nicht zum Training fremder Modelle genutzt.
In Minuten eingerichtet
Postfach über die offizielle Microsoft-365-Schnittstelle verbinden – fertig. Postfachpilot arbeitet im Hintergrund, ohne dass sich an Ihrem Arbeitsablauf etwas ändert.
Mit Postfachpilot
- Eingehende Post ist bereits vorsortiert
- Mandantenschreiben liegen als fertiger Entwurf bereit
- Fristen werden automatisch erkannt und überwacht
- Läuft direkt in Outlook und Microsoft 365
- Stunden weniger Routine – jede Woche
Ohne Postfachpilot
- Jede Mail einzeln sichten und einordnen
- Jedes Schreiben von Hand aufsetzen
- Fristen mühsam notieren – mit Risiko, eine zu übersehen
- Routinearbeit bindet Fachkräfte, die ohnehin fehlen
- Stunden gehen für Arbeit ohne Mehrwert verloren
In wenigen Minuten startklar
Postfach verbinden
Sichere Anbindung an Microsoft 365 oder Outlook über die offizielle Schnittstelle. Keine Konfiguration nötig.
Postfachpilot lernt Ihre Kanzlei
Das System wird auf Ihre Abläufe, Schreiben und Mandantenstruktur eingerichtet.
Zeit zurückgewinnen
Post ist vorsortiert, Fristen erkannt, Entwürfe liegen bereit. Sie prüfen und geben frei.
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